Overheidsdiensten hebben te maken met volume
Grote hoeveelheden data worden dagelijks verwerkt binnen honderden processen die deze organisatie kent. Er staan duizenden mensen op de loonlijst en zoals in iedere organisatie neemt de financiële administratie een centrale rol in.
Voor een van de ministeries kwam het moment van de jaarafsluiting weer in zicht. In voorgaande jaren werd dit proces helemaal uitgevoerd door medewerkers. Een onderdeel ervan was het afsluiten van het eerste jaar van tweejarige budgetten en het restant overzetten naar het budget van het tweede jaar. Daarbij moest eerst het restantbedrag uitgerekend en handmatig opgeteld worden bij het budget van het tweede jaar. Dat moest dan ook nog handmatig worden vrijgegeven. Dit was een zeer tijdrovende en omvangrijke klus die jaarlijks veel stress opleverde, omdat alles in een aantal werkdagen en uiterlijk 31 december 23:59 uur afgehandeld moest zijn. Aangezien de activiteiten van zeer repetitieve aard waren en er geen unieke beslissingen gemaakt hoefden te worden was de keuze snel gemaakt om deze taken zoveel mogelijk te robotiseren.
Uitdaging
De uitdaging in deze activiteiten lag in het volume van de taak, en de afhankelijkheid van SAP. Hoewel veel bedrijven dit programma gebruiken, is de interface niet interactief en vormt daarmee een grote uitdaging voor RPA-bots. Alles moest dus worden ingesteld op basis van coördinaten in het scherm.
Oplossing
De oplossing bleek vooral te liggen in het ontwikkelen van een goede foutafhandeling zodat de robot volledige processen kon uitvoeren zonder van slag te raken bij een hiccup veroorzaakt door een onvoorziene verandering in de interface van SAP. Daarnaast hebben we de robot voorzien van slimme werkwijzen en samen met de klant het hele proces tot in detail goed getest voordat het live ging in de laatste dagen van het jaar. Wanneer een proces niet volledig kon worden afgehandeld bleef deze staan in de werkvoorraad zodat er een tweede poging door de robot kon worden gedaan, en eventueel nog door een medewerker kon worden verwerkt. Betrouwbaarheid en transparantie werden gewaarborgd door een uitgebreid outputbestand na iedere run waardoor precies kon worden bijgehouden wat de robot had verwerkt.
50%
Vermindering doorlooptijd order
#1
Verbetering klantervaring
90%
Reductie van arbeid
Resultaten
Duizenden budgetten zijn door de robot afgesloten, de restantbedragen verwerkt, en vrijgegeven wat voor het nieuwe jaar beschikbaar moest zijn. In een aantal dagen heeft de robot werk verzet van vele medewerkers, die daardoor konden genieten van een paar welverdiende feestdagen.
